وقتی صندلی سنگین‌تر از شأن جلسه می‌شود

تحلیل جامعه‌شناختی بی‌نظمی ظاهری در جلسات رسمی و سرایت آن به ساختار مدیریت

درد و رنج بی درمان

در دوران رسانه‌های تصویری، دیگر شأن مدیران تنها با امضاها و دستورها سنجیده نمی‌شود؛ دوربین‌ها و تلفن‌های همراه، داورانی خاموش‌اند که از زاویه‌ای دقیق‌تر، اخلاق اداری، نظم شخصی و میزان احترام مدیر به مخاطب را ثبت می‌کنند. در قاب‌های رسمی جلسات، جزئیاتی ساده — مانند نحوه نشستن، اتوی لباس، یا حتی تمیزی کفش — می‌تواند بیش از هزار کلمه سخن بگوید.

این یادداشت می‌کوشد نشان دهد که چگونه سهل‌انگاری ظاهری یک مدیر در جلسات رسمی، به مرور به سهل‌انگاری جمعی تبدیل می‌شود، و چگونه از همین نقطه‌ی کوچک، ناتوانی بزرگ سازمان‌ها در دستیابی به نتیجه، آغاز می‌گردد.

زنگ خطر هر روزه به هر بهانه ای

اگر بخواهیم نشانه‌های افول مدیریت را فهرست کنیم، شاید لازم نباشد به آمار و نمودار متوسل شویم. کافی است نگاهی به نخستین عکس رسمی هر جلسه‌ی اداری بیندازیم. در پس زمینه‌ی ظاهراً منظمِ پرچم‌ها و لیوان‌های کریستال، واقعیتی نهفته است که هیچ گزارش عملکردی پنهانش نمی‌کند: کتِ چروک، شلوارِ بی‌اتو، کفش خاکی، شانه‌ی افتاده و چهره‌ی ناامید؛ باری به هر جهت و خسته‌ی رئیس جلسه.

این تصویر، نه فقط یک خطای شخصی بلکه یک پیام سازمانی است.
مدیری که در صندلی رسمی خود، با چروک لباس و بی‌تفاوتی نشسته، در واقع نخستین سنگ بی‌نظمی را به دیوار اتاق مدیریت خود پرتاب کرده است. زیرا در ساختار اداری، رفتار رئیس همیشه الگوی نانوشته‌ی کارکنان است.
وقتی او لَم می‌دهد، دیگران هم بی‌تفاوت می‌شوند؛ وقتی او حین سخنِ دیگران به موبایل خیره می‌شود، دیگران نیز از تمرکز می‌گریزند. از همین‌جا، جلسه از مدار احترام خارج می‌شود و به محفلی بی‌ثمر تبدیل می‌گردد — محفلی برای تظاهر، نه تصمیم.

در بسیاری از دستگاه‌ها، تکرار همین عادت‌های کوچک، ریشه‌ی ناکارآمدی بزرگ است.
جلسه‌ها برگزار می‌شوند، اما نه برای رسیدن به نتیجه، بلکه برای گرفتن عکس تبلیغاتی.
صورت‌جلسه‌ها نوشته می‌شوند، اما نه برای اجرا، بلکه برای بایگانی.
و آن‌که با لباس و به ویژه کُتِ چروک در صدر نشسته، شاید نداند که بی‌نظمی ظاهری‌اش، به بی‌نظمی ذهنیِ اطرافیانش تبدیل شده است.

نشانه‌شناسی ظاهری و فنوتیپ مدیریتی

در علم روان‌شناسی اجتماعی، واژه‌ای وجود دارد به نام «فنوتیپ رفتاری»؛ یعنی ظاهر فیزیکی و شیوه‌ی ارائه‌ی خود در محیط اجتماعی.
فنوتیپ، چهره‌ی بیرونی ژن درونی است؛ در رفتار انسانی نیز، ظاهر بیرونی بازتاب ذهن و منش درونی است.
مدیری که موهای آشفته، لباس ناهماهنگ و کفش خاکی دارد، تنها بی‌نظم نیست؛ بلکه پیام می‌فرستد: «من حتی برای موقعیت خود نیز ، حرمت قائل نیستم.»

برخلاف تصور عام، آراستگی ظاهری در جلسات رسمی، نشانه‌ی تجمل نیست؛ نشانه‌ی آگاهی از جایگاه است.
همان‌گونه که قاضی در لباس رسمی عدالت را نمایندگی می‌کند و خلبان با یونیفورم، اعتماد مسافران را، مدیر نیز در هیئت ظاهری خود باید اعتبار تصمیم‌هایش را تجسم بخشد.
بی‌نظمی در فنوتیپ، بی‌نظمی در ذهن را عادی می‌کند.
وقتی رئیس جلسه چای می‌نوشد، سیب پوست می‌کند یا به تلفنش لبخند می‌زند، نظم روانی جلسه فرو می‌ریزد. اعضا ناخودآگاه دچار شلختگی ذهنی می‌شوند و زبان بدنشان نیز از محور تمرکز خارج می‌گردد.

از بی‌نظمی فردی تا ناهنجاری جمعی

در نظام‌های اداری، «رفتار رئیس» به سرعت در «بدن سازمان» تسری می‌یابد.
اگر رئیس جلسه بی‌تفاوت بنشیند، کارمندان نیز در اجرای مصوبات بی‌تفاوت می‌شوند.
اگر رئیس حین سخن دیگران به موبایل خیره شود، دبیر جلسه هم هنگام نگارش صورت‌جلسه بی‌دقتی خواهد کرد.
سازمان‌ها، آینه‌ی خُلقیات رهبران خودند.

در فرهنگ مدیریتی ما، گاه تصور می‌شود که احترام تنها در واژه‌هاست.
اما احترام پیش از هر چیز، در رفتار است — در نحوه‌ی نشستن، گوش دادن، نگاه کردن و حتی در نحوه‌ی دست گرفتن خودکار.
مدیری که در جلسه رسمی لَم می‌دهد یا پا روی پا می‌اندازد، عملاً اعلام می‌کند که جلسه برایش جدی نیست.
از همین لحظه، آن جلسه دیگر «محل تصمیم» نیست، بلکه «صحنه نمایش» است.

باید دانست و اعتراف کرد:

چنین جلساتی هرگز به نتیجه مطلوب نمی‌رسند.
زیرا در آنها احترامِ متقابل جای خود را به نمایش قدرت داده، تمرکزِ فکری جای خود را به عادت‌های روزمره داده، و نظمِ درونی جای خود را به سهل‌انگاری داده است.
نتیجه‌ی چنین وضعیتی چیزی جز گزارش‌های پرطمطراق و عکس‌های تبلیغاتی نخواهد بود.

تبلیغات به جای تحول

در فضای امروز اداری کشور، بسیاری از جلسات بیش از آنکه برای تصمیم‌سازی برگزار شوند، برای تولید محتوا و عکس یادگاری‌اند.
هر بار پس از پایان جلسه، مجموعه‌ای از تصاویر در رسانه‌ها منتشر می‌شود:
رئیس جلسه با فنجان چای در دست، در حالی که چهره‌ای خسته و بی‌تفاوت دارد؛ یا اعضایی که در میانه‌ی گفت‌وگو، در حال نگاه کردن به گوشی‌اند.
در نگاه اول شاید بی‌اهمیت به نظر آید، اما در افکار عمومی، این تصاویر نشانه‌ای از بی‌احترامی است — بی‌احترامی به مردم و بیت‌المالی که وقت و هزینه‌ی جلسه را تأمین کرده‌اند.

وقتی ظاهر جلسه بی‌نظم است، نتیجه‌اش نیز ناگزیر بی‌اثر خواهد بود.
وقتی ذهن مدیر از ظاهر خودش آغاز نکرده، چگونه می‌تواند به ساماندهی جامعه بیندیشد؟
نظم بیرونی و درونی از یک ریشه می‌رویند؛ کسی که اتوی شلوارش را جدی نمی‌گیرد، در محاسبات اقتصادی نیز دچار چین‌خوردگی خواهد شد.

فلسفه‌ی احترام به خود

احترام به خود، نخستین درس مدیریت است.
کسی که در جلسات رسمی به خود احترام نمی‌گذارد، به هیچ شخص و اشخاص و مخاطبی نیز احترام نخواهد گذاشت.
بی‌احترامی از ظاهر آغاز می‌شود و تا اعماق تصمیم‌ها می‌رسد.
مدیری که برای لباسش وقت نمی‌گذارد، برای شنیدن صدای منتقدان هم وقت نخواهد گذاشت.
و مدیری که در چهره‌اش بی‌حوصلگی موج می‌زند، در عملکردش نیز بی‌نتیجه خواهد بود.

آراستگی فنوتیپ، نوعی دیسیپلین ذهنی است؛ نشانه‌ی آمادگی برای گوش دادن، تحلیل کردن و تصمیم گرفتن.
نظم ظاهری تمرینی برای نظم فکری است.
برعکس، بی‌نظمی ظاهری نشانه‌ی ذهنی است که از خستگی، بی‌اعتنایی یا غرور پر شده است.

سخن پایانی اما ادامه دار...

بی‌انضباطی ظاهری در جلسات رسمی، صرفاً مسئله‌ای زیبایی‌شناختی نیست؛ شاخصی است از کیفیت اندیشه، سطح انگیزه و عمق مسئولیت.
وقتی رئیس جلسه با کت چروک، کفش خاکی و بی‌حوصلگی در صندلی لم داده است، در واقع دارد به دیگران می‌آموزد که «می‌توان بی‌نظم بود و همچنان رئیس ماند».
و همین آموزه است که در طول زمان، سازمان‌ها را فرسوده، جلسات را بی‌ثمر و تصمیم‌ها را بی‌جان می‌کند.

بدانیم و می‌دانیم که چنین جلساتی هرگز به نتیجه مطلوب نمی‌رسند.
آن‌ها تنها تکرار ملال‌اند، نه نقطه‌ی تحول.
در این جلسات، تنها چیزی که برق می‌زند، فلاش دوربین‌هاست؛ و تنها چیزی که می‌ماند، بوی چای نیم‌خورده‌ی روی میز.

آری، در جهان مدیریت، ظاهر، حاشیه‌ی متن نیست؛ خودِ متن است.
کسی که به خود احترام نمی‌گذارد، دیر یا زود به مردم نیز بی‌احترام خواهد شد.
و آن‌گاه دیگر نه اتوی شلوار، نه رنگ کت، نه حتی عنوان سمت، نمی‌تواند چینِ عمیقِ بی‌اعتنایی را از چهره‌ی مدیریت این سرزمین پاک کند./ 812

 علیرضا کیهان‌پور

# منهای دامپزشکی